Op 17 april 2019 lanceerden we versie 1.0 van het PKIsigning platform. Nu, ruim een jaar later, zijn we aangekomen bij productieversie 1.2008. Een nummer dat op zichzelf enigszins betekenisloos lijkt maar wél, ten opzichte van die eerste versie, een volledig jaar aan nieuwe functies, verbeteringen en wijzigingen bevat. Daarom is het tijd om de balans op te maken. Waar staan we nu en wat kun je in 2020 verder van ons verwachten.

De afgelopen 12 maanden is de ontwikkelcapaciteit continu verdeeld geweest tussen twee pijlers: het bouwen van nieuwe functies voor het platform en het verbeteren van de kwaliteit van zowel de software als ons ontwikkelproces. Dat laatste is hard nodig omdat het team snel uitbreidt met nieuwe ontwikkelaars en nu ook met een vaste Product Owner. We zijn in september 2018 met drie man sterk gestart en zijn inmiddels negen mensen sterk. Een dergelijke groei is natuurlijk fantastisch, maar vereist vaste procedures, beschreven processen én, daarop aansluitend, goede software om alles te kunnen beheersen. Een hele uitdaging.

Daarnaast moeten we natuurlijk service kunnen bieden aan onze (potentiële) gebruikers. Daarom zijn Corine en Jorik aan het team toegevoegd. Grote kans dat je hen aan de telefoon krijgt als je een vraag hebt. Voor support zijn we overgestapt naar een moderner ticketsysteem. Daarnaast hebben we onze kennisbank volledig vernieuwd. Het onboarden van nieuwe gebruikers verloopt nu volledig digitaal en is meestal binnen twee weken afgerond.

Ondertussen heeft ons ontwikkelteam o.a. de volgende functionaliteit opgeleverd:

  • Ondersteuning voor SBR Assurance (renderen, valideren, ondertekenen en deponeren via Digipoort)
  • Ondertekenen van PDF-documenten op mobiele apparaten
  • Extra hoge authenticatie via IDIN voor geavanceerde elektronische handtekeningen
  • Er is een nieuwe API gebouwd om documenten volledig automatisch te ondertekenen vanuit externe softwarepakketten
  • Verschillende nieuwe integraties en koppelingen met o.a.: AFAS, Sharepoint en Simplicate

Vanaf versie 1.2008 komen daar de volgende nieuwe functionaliteiten bij:

  • Ondersteuning voor persoonlijke certificaten uit de Cloud
  • Dossiers: meerdere documenten achter elkaar ondertekenen met meerdere personen op basis van één ondertekenverzoek
  • Whitelabel: het platform kan geheel in eigen huisstijl worden afgenomen (voorlopig alleen beschikbaar om te testen)
  • Het platform is volledig meertalig gemaakt, Engels is standaard beschikbaar

PKIsigning v1.2008 staat gepland om rond hemelvaart beschikbaar te komen. Gebruikers ontvangen vooraf een onderhoudsmededeling met alle releasenotes.

We hebben dus allesbehalve stilgezeten en zijn trots op wat we als startup in één jaar tijd hebben gerealiseerd. Dit motiveert ons om nóg meer te kunnen realiseren en daar hebben we onze organisatie voor klaargemaakt. Dit is wat je in de tweede helft van dit jaar van ons kunt verwachten:

Deponeren publicatiestukken micro/klein

We zijn in 2019 al begonnen om, naast het standaard ondertekenproces, specifieke workflows voor accountancy toe te voegen zoals SBR Assurance. Kantoren die PKIsigning gebruiken voor SBR Assurance hebben niets anders meer nodig dan het PKIsigning platform om hun controleverklaringen en publicatiestukken voor middelgrote rechtspersonen te kunnen:

  • Weergeven (renderen)
  • Controleren op juistheid en volledigheid (valideren)
  • Ondertekenen met een beroepscertificaat (linking en signing)
  • De klant de stukken te laten accorderen
  • En deponeren bij de Kamer van Koophandel via Digipoort

Het proces voor micro- en kleine rechtspersonen verloopt significant anders, omdat deze stukken (nog) niet van een digitale gekwalificeerde beroepshandtekening voorzien hoeven te worden. Ze moeten natuurlijk wél weergegeven kunnen worden en de klant moet een akkoord kunnen geven.

Beveiligd versturen van documenten

De ontwerpfilosofie achter PKIsigning is dat het platform altijd in staat is om op een eenvoudige en snelle manier precies dát te doen wat je er van verwacht. Je moet het platform dus ook zien als een brievenbus en niet als iets anders. Zo bieden we geen permanent dossier aan en houden we geen klantgegevens vast. Documenten hebben een verloopdatum en worden automatisch weer verwijderd, zodat je zeker weet dat er geen privacygevoelige informatie in de Cloud rondslingert.

Je hebt dan natuurlijk wel een manier nodig om documenten vanuit je interne dossier op een veilige manier aan te kunnen bieden wanneer een klant daar om vraagt. Daarvoor bestaan verschillende tools als Zivver, Cyptshare en ZorgMail maar het is natuurlijk prettiger om één platform te hebben waarmee je een document altijd, in je eigen huisstijl, veilig kan versturen naar de klant zonder dat de klant ergens hoeft in te loggen. Onder het versturen kan van alles vallen, dit kan een verzoek zijn voor een ondertekening, een akkoord óf alleen om een document aan te bieden.

Versturen van fiscale aangiften

Het platform van PKIsigning is bedoeld om documentacties, zoals een ondertekening of accordering, op een eenvoudige en makkelijke manier te kunnen ophalen en het document vervolgens automatisch te versturen waar het heen moet. Dit ondersteunen we al voor publicatiestukken die na een akkoord direct worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Een van de belangrijkste processen, voor een modern accountantskantoor, om grip op te houden, is de wijze waarop je digitaal communiceert met je klant. Op het moment dat dit te veel vanuit verschillende omgevingen en op verschillende manieren gebeurt, ligt het risico op de loer dat de bereidheid van klanten om aan een verzoek te voldoen aanzienlijk afneemt. Het is erg belangrijk om altijd op dezelfde manier te communiceren richting de klant op het moment dat je iets van hem of haar verwacht, zoals bij een ondertekening of een akkoord.

Daarom gaan we, om kantoren een totaaloplossing te kunnen bieden voor het ondertekenen, accorderen en versturen van alle PDF en XBRL documenten aan klanten, het versturen van fiscale aangiften ondersteunen. Natuurlijk wel volgens de PKIsigning filosofie: direct accorderen zonder in te loggen en automatisch versturen via Digipoort.

Koppelingen en integraties

Een succesvol platform voor het ondertekenen, accorderen en verzenden van documenten staat of valt grotendeels met de beschikbare koppelingen en integraties om geautomatiseerd te kunnen werken. Een flink deel van onze capaciteit zal dit jaar dan ook besteed worden aan het integreren van nog meer partners in het accountancy softwarelandschap. De focus zal daarbij voornamelijk liggen op ondertekenintegraties, CRM-koppelingen voor klantdata én koppelingen met fiscale pakketten. In onze nieuwe kennisbank vind je een actueel overzicht met alle geplande en beschikbare koppelingen en integraties.

Focus

We zijn ambitieus en hebben nog veel meer plannen maar moeten tegelijkertijd ook gefocust blijven op waar we mee bezig zijn en wat we willen bereiken. Voor een jonge onderneming als de onze ligt té veel willen bereiken in een té korte periode continu op de loer. We willen organisch en duurzaam groeien en dat kost tijd.

Onze focus blijft daarom sterk accountancy gericht, in ieder geval voor dit jaar. Het platform is specifiek ontwikkeld voor accountancy en daar ligt dan ook onze kennis en expertise, zoals bijvoorbeeld op het gebied van XBRL-signing. De combinatie van deze kennis en een zeer goed inzicht in de markt maakt dat we een uniek product kunnen aanbieden voor accountantskantoren.

Misschien wel de belangrijkste focus zit in ons DNA en maakt dan ook deel uit van onze naam: PKIsigning, digitaal ondertekenen op hoog niveau. Ons platform is volledig eIDAS proof, de gekwalificeerde elektronische handtekening is bij ons de standaard. Voor overige elektronische handtekeningen gebruiken we gekwalificeerde eSeals die herleidbaar zijn naar óns. We gebruiken standaard twee-factor verificatie bij externe ondertekenaars via SMS of iDIN en onze audit-trails worden versleuteld opgeslagen in de documenten zélf. Om aan te kunnen tonen dat ook de beveiliging van onze processen, mensen en techniek op hoog niveau zijn, zijn we begonnen aan een certificeringstraject voor de wereldwijd erkende ISO27001 norm met als doel deze dit jaar te behalen.

Alle nieuwe functies die we in de komende periode zullen opleveren, worden ontwikkeld met het bovenstaande als uitgangspunt. We zullen altijd kiezen om extra waarde toe te voegen aan nieuwe mogelijkheden in de vorm van meer zekerheid. Meer zekerheid voor jou als kantoor, maar ook meer zekerheid voor je klant die dit van je verwacht. Het snijvlak van zekerheid en gemak, door slimme automatisering en nieuwe technieken, is waar ons platform zich bevindt. Dát zal altijd onze focus zijn.