We krijgen bij PKIsigning dagelijks vragen over de toepassing van de digitale handtekening bij verschillende documenten en documentstromen. De vraag die daar met kop en schouders bovenuit steekt is: “Waarom kan ik op jullie platform geen documenten paraferen”. Het antwoord is niet moeilijk, het is namelijk gewoon niet nodig om documenten voorzien van een digitale handtekening ook nog eens te paraferen. Maar waarom is dat dan zo?
De digitale handtekening lijkt qua proces in veel aspecten op de natte handtekening. Uiteraard is er een verschil in de niveaus van digitale handtekeningen qua rechtsgevolg, maar dat doet niet zo ter zake rondom het vraagstuk van paraferen. Als de digitale handtekening van een laag niveau is, maakt het echt niet uit of je dan nog wat digitale krabbels op elke pagina zet of niet. Het document krijgt er geen hogere bewijskracht door. Bij een natte handtekening op een papieren document bestaande uit meerdere pagina’s ligt dit anders.
Laten we vooropstellen, dat er in Nederland ook voor papieren documenten geen parafeerplicht bestaat. Sterker nog, vanwege de vormvrijheid is er niet eens een plicht om contracten überhaupt op papier vast te leggen. Mondeling mag en elektronisch dus ook. Al deze vormen van contractsluiting zijn rechtsgeldig en mogen door de rechterlijke macht dus niet naast zich neer worden gelegd. Er is wel een groot verschil in de bewijskracht (rechtsgevolg) van al deze vormen van contractvastlegging en dat is precies waar het paraferen vandaan komt.
Dat iets als rechtsgeldig wordt aangenomen betekent namelijk nog niet, dat ook aangenomen wordt dat de inhoud het juiste rechtsgevolg heeft voor een van beide partijen. Dat zul je in de meeste gevallen moeten kunnen bewijzen en daar zit dan ook het probleem bij bijvoorbeeld mondelinge overeenkomsten, maar óók bij niet-geparafeerde papieren overeenkomsten. Laten we als voorbeeld een arbeidscontract nemen. Stel dat de werknemer en werkgever tegen over elkaar staan voor de rechter en beide partijen een andere versie van dezelfde ondertekende, niet geparafeerde, overeenkomst hebben. Wie kan dan bewijzen welk contract het juiste is. Dit kun je veelal voorkomen door te paraferen met de welbekende blauwe pen. Er kan dan veel moeilijker discussie ontstaan over de inhoud van de overeenkomst ná het ondertekenen, omdat er tot een bepaalde hoogte aangetoond kan worden, welke delen van de overeenkomst onderdeel waren van de oorspronkelijke overeenkomst. Waterdicht is het allerminst.
Terug naar de digitale handtekening. Het proces van ondertekenen is vrijwel hetzelfde als bij de natte handtekening, de uitkomst is anders. Waar een natte handtekening in feite niets meer is dan een grafisch kenmerk op papier die herleidbaar is naar een individu, is de digitale handtekening -mits er gebruik is gemaakt van een (persoonlijk) signing certificaat- óók een versleuteling van het ondertekende document. Met andere woorden: de inhoud van het document kan na het zetten van de handtekeningen niet meer gewijzigd worden qua inhoud zonder de handtekeningen direct ongeldig te maken. Dit proces is wél waterdicht en dat is de reden waarom paraferen van elke afzonderlijke pagina in het document zinloos is, de bewijskracht neemt op geen enkele manier toe.
Het willen paraferen van digitaal ondertekende documenten is dus een (begrijpelijk) geval van oude gewoonten op papier willen toepassen op een nieuwe digitale realiteit. Om enkel die reden bestaan er ondertekendiensten die het digitaal paraferen van documenten nog steeds ondersteunen. Wij kiezen daar niet voor. Verandering is soms lastig, maar innovatie brengt ons allemaal een stap verder.