Met de overstap naar clouddiensten ontstaat ook de vraag om standaardtaken te automatiseren in de Cloud. Waar eerder eenvoudig een script kon worden uitgevoerd op eigen servers werkt dit met cloudoplossingen net anders. Met Power Automate speelt Microsoft in op deze vraag.
Power Automate is onderdeel van het Power Platform van Microsoft. In deze omgeving is het mogelijk om taken te automatiseren en hiervoor gebruik te maken van diverse gekoppelde applicaties zoals Teams en SharePoint, maar ook niet-Microsoft producten als PKIsigning kunnen worden aangesproken via Power Automate. Daarbij neemt Power Automate de complexe logica voor het inrichten van de koppeling bijna helemaal weg, waardoor ook niet-IT-ers zelf taken kunnen inrichten.
Power Automate werkt met triggers. Een trigger is een gebeurtenis die wordt waargenomen door het systeem. Zo kan het systeem reageren op e-mails die binnenkomen, berichten die worden geplaatst op Teams, of een formulier dat wordt ingevuld met Microsoft Forms. In het geval van PKIsigning kan er een actie starten op het moment dat een dossier van status wisselt. Bijvoorbeeld als een dossier volledig is ondertekend en de status is veranderd naar Afgerond.
Wanneer een trigger optreedt kan door middel van functionele of technische bouwblokken een proces worden ontworpen, waarbij ieder bouwblok een stapje van dit proces uitvoert: een document downloaden van PKIsigning, dit document opslaan in SharePoint, een email sturen naar het secretariaat of een bericht versturen naar een team in Microsoft Teams.
Binnen PKIsigning maken we veel gebruik van Power Automate in onze processen. Zo krijgen nieuwe klanten automatisch alle benodigde documenten en ondertekenverzoeken toegestuurd en wordt na afronding alles netjes verwerkt in ons CRM-systeem. Ook onboarding voor whitelabel -PKIsigning gebruiken met eigen logo’s en vanaf een eigen url- gebeurt bijna volledig via Power Automate. Door deze automatisering is het proces gestandaardiseerd en worden geen stappen vergeten en het meest belangrijk: mensen zijn minder tijd kwijt met het monitoren van processen.
Op dit moment is er nog geen gecertificeerde koppeling met PKIsigning beschikbaar in de Power Automate store. Onze eigen koppeling vereist op dit moment nog te veel technische kennis. Veel voorbeelden van Power Automate die op dit moment worden gepubliceerd, zijn eigenlijk alleen een instructie om bestaande koppelvlakken te gebruiken met Power Automate. Hierbij worden veelal de technische bouwblokken gebruikt en is dus meer technische kennis benodigd. PKIsigning wil net het stapje verder gaan en voorzien in functionele bouwblokken, waardoor de onderliggende techniek uit het zicht verdwijnt.
Hieronder een kleine greep uit de bouwblokken die PKisigning zal ondersteunen in Power Automate:
- Een dossier aanmaken
- Een document aan een dossier toevoegen
- Een ondertekenaar aan een dossier toevoegen
- Het dossier klaarzetten ter ondertekening
- Een trigger starten als een dossier wijzigt van status (waaronder Afgerond en Afgewezen)
- Een ondertekening intrekken
- Een herinnering versturen
Wanneer de PKIsigning koppeling beschikbaar is, zal deze verschijnen in de bibliotheek van koppelingen in Power Automate.
Wil je op de hoogte gehouden worden over de beschikbaarheid van deze koppeling? Meld je interesse via info@pkisigning.nl.