Vandaag maken we kennis met Natasja Naron. Natasja is oprichter en directeur bij Gabriël, een bloeiend financieel adviesbureau met een heel duidelijke missie: geluk en betekenis centraal stellen voor haar klanten. Gabriël is opgericht in 2003 en telt inmiddels achttien medewerkers. Natasja verteld: “we helpen mensen om geld zo in te zetten dat het leidt tot meer geluk, tevredenheid en een betekenisvol leven”.

 Niet de financiële producten, maar het integrale advies vanuit persoonlijk perspectief staat centraal. Het adviesbureau hanteert daarbij een
driestappen-plan: er wordt gesproken over wat écht belangrijk is in het leven, er wordt inzicht geboden in de financiële situatie nu en in de
toekomst. Daarna wordt gekeken hoe advies ingezet kan worden voor wat belangrijk is. “Pas dan komen de producten en aspecten als fiscaliteit om te hoek.”, vervolgt Natasja.

 Ook vragenlijsten moeten ondertekend worden voor compliance doeleinden”.

Op kantoor worden heel veel documenten verwerkt. “Het verschilt per type traject. Al bij de start moeten klanten allerlei documenten uploaden en digitale vragenlijsten invullen. Die verwerken we via ons eigen portal systeem. Sommige van deze vragenlijsten moeten ook weer ondertekend worden voor compliance doeleinden. Ook bij productbemiddeling, zoals bij nieuwe hypotheken en verzekeringen, vindt er veel documentverwerking plaats waarin de ondertekening van belang is.”

Spannend: accepteert de ontvanger de handtekening wel?

De assurantiën-branche is vrij conservatief. Natasja licht toe, dat volmacht bedrijven en schadeverzekeraars vooropliepen in de afgelopen periode. Bijvoorbeeld met digitale aanvraagprocessen. Natasja: “Bij het regelen van een hypotheek of een beleggingsrekening is dat een heel ander verhaal, daar is geen vlot digitaal aanleverproces”. Het starten met digitaal ondertekenen is dus erg spannend voor Gabriël. Het kantoor kan het wel willen, maar accepteert de ontvanger de handtekening wel?

De digitale handtekening is nog niet overal ingeburgerd blijkt ook uit de eerste ervaringen: “soms krijgen we een document terug met de opmerking dat de handtekening ontbreekt”. Natasja hoopt dat de branche snel stappen zet, want het uitleggen dat de elektronische handtekening wettelijk rechtsgeldig is, ziet ze niet als haar missie.

Het heeft écht de toekomst

We vragen Natasja waarom ze dan toch al gestart is met de invoering van de digitale handtekening. “Laten we maar gewoon starten en proberen. Sowieso voor ons eigen dossier en ondertekeningen en dan kijken we wel verder”. Ze noemt een aantal voordelen:

  • Het praktische spreekt aan. Het scannen en mailen is gedoe. Met name particulieren hebben steeds minder vaak een printer thuis. Door de software helpen we hen hier enorm mee. Voor deze klantgroep is het ideaal.
  • Het heeft de toekomst. Vroeg of laat gaan ook andere partijen in de keten over op een elektronische handtekening.
  • De moderne uitstraling. Er zijn (IT-minded) klanten die het ouderwets vinden als we deze voorzieningen niet aanbieden. Deze groep groeit. Hier kunnen en willen we niet in achterblijven.

Het scannen en mailen is gedoe”

Ook blijkt dat banken soms geen foto’s van geprinte en getekende documenten accepteren, maar wel gescande documenten. Niet iedere particuliere klant heeft thuis een scanner staan. In dat soort processen kan – als de banken het accepteren – een digitaal proces met een elektronische handtekening uitkomst bieden.

Mindshift nodig

Niet alleen externe partijen moeten nog wennen aan de nieuwe ondertekenmethoden, ook binnen het kantoor is het soms zoeken. Natasja: “Het digitaal ondertekenen moet het nieuwe normaal worden en nog meer tussen de oren komen. Te vaak pakken we gemakshalve nog het vertrouwde proces. Omdat we er bekend mee zijn en weten wat we met die handelswijze kunnen verwachten.” Ambities zijn er nog genoeg: “Zo zouden we graag onze portal met de vragenlijsten verder integreren met PKIsigning voor nog meer procesgemak”. Het kantoor staat nog aan het begin van de implementatie van digitaal ondertekenen, maar hiermee voorop als het gaat om digitalisering in een conservatieve markt.

PKIsigning is trots op een klant als Gabriël! Meer info www.gabrielfb.nl