“Het is soms wennen voor verzekeraars”

Vandaag maken we kennis met Hans Prompers en Suzanne Delamboy. Beide werkzaam bij het Centraal Volmacht Bedrijf (CVB), Hans als volmachtbeheerder en Suzanne als administratief medewerkster. CVB noemt zich het nieuwerwetse volmachtmodel. Het ontzorgt volmachtbedrijven op het vlak van automatisering en (toenemende) compliance. Bedrijven die aanhaken bij CVB behouden de zelfstandigheid, een groot goed in een branche met veel overnames. Bij samenwerkingen met volmachtbedrijven en volmachtgevers komt een hoop contractbeheer kijken. “PKIsigning biedt hier uitkomst”, aldus Hans.

Een blok aan ’t been

Het bedrijf is sinds 2017 actief in de markt. De behoefte aan ontzorging rond compliance en automatisering is groot. “Het is voor veel kantoren een blok een het been”, vertelt Hans.  Het CVB helpt door dit uit handen te nemen. Ze zijn daarbij de ideale schakel tussen volmachtgevers en de bij hun aangesloten volmachtbedrijven. “Een unieke propositie”, aldus Hans.

Enorme papierwinkel

Bij CVB zijn inmiddels 30 volmachtbedrijven aangesloten en er zijn volmachtovereenkomsten met 25 volmachtgevers. Als een nieuw kantoor aansluit bij CVB volgt er een geheimhoudingsovereenkomst, gevolgd door een intentieovereenkomst en een samenwerkingsovereenkomst.  Ook als een volmachtgever aanhaakt resulteert dat in nieuwe contracten, waaronder een Samenwerkingsovereenkomst Volmacht en (voor ieder aangesloten volmachtbedrijf) een tripartieteovereenkomst. Inmiddels zet het CVB meer dan 2500 handtekeningen per jaar. Hans: “De doorlooptijd van ondertekening op papier is erg lang. Ondertekenen, inscannen en weer doorsturen. Het is gewoon niet handig, zeker als partijen op afstand zitten.”

“Dit is het makkelijkst, wordt geaccepteerd en is beter dan de ingescande handtekening

Digital first als strategie

Top-of-the-line automatisering is één van de doelstellingen van het CVB. Sinds de start met PKIsigning eind 2020 koos het bedrijf ervoor om alle contracten digitaal ter ondertekening aan te bieden. Daarin wordt het goede voorbeeld gegeven in een branche, waar geen specifieke richtlijnen zijn over de implementatie van de digitale handtekening. In de praktijk wordt gewerkt met een geavanceerde handtekening. Hans: “Dit is het makkelijkst, wordt geaccepteerd en is beter dan de ingescande handtekening”.  Dat door de software de status van het ondertekenproces goed te volgen is, is een grote pré.

Check bij de juridische afdeling

Hoewel de digitale handtekening steeds beter geaccepteerd wordt, merkt het CVB dat het voor een aantal volmachtgevers wennen is. Er wordt dan eerst gecheckt bij de juridische afdeling of de handtekening wel geaccepteerd is. Hans en Suzanne merken op dat partijen die kritisch zijn, zelf vaak een handtekening aanbieden die minder waarborgen biedt. Bijvoorbeeld een ingescande handtekening of een geplakt plaatje. “Dat is algemeen geaccepteerd, maar de digitale handtekening nog niet altijd, vervolgen ze”. Het vormt gelukkig de uitzondering, aangezien de digitale handtekening wettelijk wél geaccepteerd is.

Relaties vinden het fijn als het proces digitaal kan

Ze vervolgen: “Het werken met PKIsigning gaat prima, de hulp is ook in orde. Relaties vinden het fijn als het ondertekenproces digitaal kan”. Natuurlijk zijn er ook struikelblokken. Als contracten tussen meerdere partijen zijn klaargezet, maar een van de laatste vijf ondertekenaars weigert of dient veranderd te worden, kun je van voor af aan beginnen. PKIsigning biedt mogelijkheden om gegevens te kunnen veranderen, maar nog niet om de keten van ondertekening open te kunnen breken. Suzanne: “Dat zou nog een mooie nieuwe feature zijn”.

PKIsigning is trots op een klant als het CVB!
Meer info: Centraal Volmacht Bedrijf – Een toekomstbestendig volmachtmodel