Integratie PKIsigning & AFAS nóg verder gebracht

De afgelopen maand hebben we een aantal grote verbeteringen doorgevoerd in de integratiewidget van PKIsigning binnen AFAS Software. Daarmee wordt het voor organisaties die AFAS gebruiken, nóg makkelijker om onderteken en afleverprocessen volledig aan te sturen vanuit AFAS. Je houdt daarbij maximaal grip door de dossier- en workflowfunctionaliteit van AFAS te gebruiken. Lees hoe dit je kan helpen en wat PKIsigning toevoegt.

Hoe werkt het

De integratiewidget van PKIsigning is een plug-in die je toevoegt aan AFAS Insite. Je kunt zelf kiezen bij welk type dossieritems je de widget toepast. In de workflow stap, bijvoorbeeld na afronding van je dossier, selecteer je eenvoudig ondertekenaars of ontvangers voor je document. Dat kunnen interne medewerkers zijn, maar ook externen. PKIsigning zorgt ervoor dat alleen contacten te selecteren zijn die voorkomen op de bestemming van het dossier. De ontvanger krijgt een notificatie per e-mail met een persoonlijk bericht. De ontvanger kan na identiteitsverificatie de documenten inzien of -indien nodig- een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening zetten op het document. Na afwikkeling wordt de workflow automatisch vervolgd en zijn de getekende stukken automatisch toegevoegd in het dossier.

Wat voegt het toe aan AFAS

Er zijn vier toepassingen waarom organisaties deze integratie gebruiken:

1. Als organisatie wil je gevoelige documenten (dossieritems) veilig afleveren in plaats van verzending via e-mail.
2. Als organisatie wil je nieuwe medewerkers een arbeidscontact laten ondertekenen of nieuwe klanten een offerte laten ondertekenen nog voordat ze toegang hebben tot je AFAS-portaal.
3. Als organisatie wil je documenten (dossieritems) met een persoonsgebonden certificaat (laten) ondertekenen, dat kan eenvoudig via de cloud met PKIsigning.
4. Als accountantskantoor wil je een proces hebben om publicatiestukken voor de Kamer van Koophandel, SBR Nexus jaarrekeningen of SBR Assurance processen te ondertekenen en te verzenden. De rendering, ondertekening en verzending regelt PKIsigning.

Wat is er nieuw?

De widget wordt al jaren gebruikt, maar is met de laatste update flink verrijkt. De technische opzet is aangepast, waardoor er sneller doorontwikkeld kan worden én er zijn alvast vijf features toegevoegd:

• Niet één maar meerdere bijlagen kunnen worden verwerkt naar PKIsigning. Daarbij kan het hoofddocument, zoals een opdrachtbevestiging, ter ondertekening worden aangeboden en kunnen meerdere bijlagen worden meegestuurd. Denk aan het meesturen van algemene voorwaarden.
• Je ontvangt tussentijdse statusupdates in AFAS op het dossier. Als je een document stuurt naar meerdere ontvangers of ondertekenaars, krijg je ook tussendoor reacties op het dossier toegevoegd. Bijvoorbeeld als de eerste ondertekenaar getekend heeft, maar de tweede nog niet. Zo zie je vanuit AFAS direct de voortgang van de afhandeling.
• Bij afkeuringen in het ondertekenproces wordt de status teruggekoppeld naar het dossier in AFAS én kan de workflow direct worden omgeleid naar een bepaalde vervolgtaak. Zo kun je een document bijvoorbeeld na revisie opnieuw aanbieden.
• Naast PDF-documenten worden nu ook XBRL-documenten ondersteund. Zo kunnen accountants bijvoorbeeld de notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders (PDF) samen met de publicatiestukken voor de Kamer van Koophandel (XBRL) aanbieden. Of een Assuranceproces initiëren vanuit AFAS.
• Bij het verzenden naar PKIsinging zijn de clearance levels Dit bepaalt welke collega’s bevoegdheid krijgen om de documenten op het ondertekenplatform in te zien.

Benieuwd naar de functionaliteiten van de vernieuwde integratie? Bekijk in 10 minuten de on-demand demo!