“Digitaal ondertekenen is geen rocket science”

Dinsdag 11 oktober 2022

Digitaal ondertekenen is geen rocket science
Digitaal ondertekenen is geen rocket science

Deze week maken we kennis met Martijn Lomme. Hij is werkzaam als manager Finance, Reporting & IT bij het snelgroeiende Qconcepts. Sinds kort werkt het kantoor met AFAS en worden steeds meer processen via PKIsigning afgewikkeld. Ondertekenen op gekwalificeerd niveau, maar met het gemak van de cloud bood uitkomst. Martijn: “Voor de komst van PKIsigning ondertekende we met tokens, maar dat werkte voor geen meter. We deden daarom ook nog veel met de pen”.

Qconcepts is geen doorsnee accountantskantoor. Het kantoor startte in 2010 en groeit al jaren op rij met flinke cijfers. Niet alleen door een duidelijke focus op Audit, maar bovenal door een uitgesproken profiel. Medewerkers krijgen grote mate van autonomie: “Bij Qconcepts werk je in zelfsturende teams en krijg je alle ruimte om te doen waar je goed in bent“. Betrokkenheid, ondernemerschap en kwaliteit zijn hierbij kernwaarden. Martijn is al jaren actief bij Qconcepts en is binnen deze dynamiek onder andere verantwoordelijk voor IT. Hij selecteert leveranciers die passen bij de ambities en het profiel van Qconcepts.

Digitaal ondertekenen in de beginjaren

Martijn verteld hoe het er in de beginjaren aan toe ging: “Voorheen deden we veel met de pen. Alleen voor het SBR Assurance proces (ondertekenen van de accountantsverklaring bij de deponering, red.) werkten we met een gekwalificeerde elektronische handtekening”. Hij vervolgt: “De software die we hiervoor gebruikten werkte alleen met usb-tokens. Dit werkte voor geen meter, niet iedereen had de usb-token altijd bij zich, wat voor vertragingen zorgde in het proces. PKIsigning bood uitkomst: een smartphone heeft vrijwel iedereen altijd op zak.” Na een interne herijking maakt Qconcepts vanwege de prijs en de functionaliteiten de keuze voor PKIsigning.

“Ondertekenen met tokens werkte voor geen meter

De jonge generatie snapt het

Inmiddels zet Qconcepts de digitale handtekening veel breder in. De ingebruikname van AFAS Software in 2021 hielp hierbij merkt Martijn op: “Het hele proces kan vanuit AFAS aangestuurd worden, dat willen we het liefst. Ons compliance team maakt dagelijks gebruik van deze integratie”. Zowel de engagement letters als de verklaringen worden inmiddels via PKIsigning ondertekent en gemonitord. Martijn: “Soms valt het niet mee als een hele raad van commissarissen moet ondertekenen. Komt iedereen hierin mee? Meestal komt het goed, de jonge generatie snapt het sowieso”.

Ook arbeidscontracten digitaal tekenen

Qconcepts groeit hard en neemt dus ook veel nieuwe medewerkers aan. Het afgelopen jaar zijn er meer dan 40 nieuwe collega’s gestart. De arbeidscontracten met alle bijlages worden direct digitaal aangeboden aan nieuwe medewerkers. Daar leent PKIsigning zich uitstekend voor. Martijn schat in dat 99% van alle documenten die het kantoor verlaten met een handtekening inmiddels digitaal getekend zijn. Martijn: “We willen kwaliteit uitstralen en leveren, daarom ondertekenen we op gekwalificeerd niveau. Zowel op verklaringen, engagementletters als arbeidscontracten”.

“We willen kwaliteit uitstralen en leveren

Identificatie op afstand biedt uitkomst

De inzet van de gekwalificeerde handtekening vraagt wel wat werk vooraf. Martijn: “Ik ben blij dat het identificatieproces binnenkort op afstand kan, dat geeft nog meer gemak. Al met al moet je het gewoon een keer ervaren en merken dat het niet zo spannend is.” Het valt Martijn op dat niet alle externe partijen zoals banken en leasemaatschappijen de digitale handtekening direct accepteren. Het hoort volgens Martijn bij de rol van koploper: “Het is een kwestie van tijd. Het mag wettelijk en is betrouwbaarder dan een met de pen gezette ondertekening”.

Korte lijnen en snel schakelen

Qconcepts is snel van start gegaan. Martijn: “De eerste keer dat iemand iets digitaal ondertekent, moet je het even uitleggen. Daarna gaat het prima, het is geen rocket science. Maar het is goed om het intern en naar klanten toe te lichten, communicatie is wel ‘key’. Gelukkig kunnen we ook alles zien en monitoren dat alles getekend retour komt, dat is van waarde”.

Ook in de relatie met PKIsigning speelt communicatie een cruciale rol. Hij ervaart dezelfde toewijding die Qconcepts nastreeft in de contacten met PKIsigning: “Korte lijnen, snel schakelen en als er iets is, wordt er heel adequaat geholpen. Dat is echt heel fijn!”

PKIsigning is trots op een klant als Qconcepts!
Meer info: Welkom bij Qconcepts!

 

Kennismaken met PKIsigning?