5 voordelen van digitaal ondertekenen voor je bedrijf

De overstap naar online software voor digitaal ondertekenen is win-win. Het scheelt papieren rompslomp voor jou en maakt het voor je klanten veel eenvoudiger om een digitale handtekening te zetten. 

Krijg documenten sneller getekend

Je handtekening zetten op papier, inscannen en opsturen en wachten tot je klant hetzelfde doet. Of per post versturen. Dat is de dagelijkse praktijk. Erg lastig als je snel een ondertekening wilt om bijvoorbeeld aan je opdracht te kunnen beginnen. Of als je meerdere ondertekenaars hebt die allemaal op afstand werken. 

Met het digitaal aanbieden van documenten om te ondertekenen win je heel veel tijd. In de praktijk kun je binnen een paar minuten de hele cyclus afronden samen met je klant. Geen gedoe meer met printen, tekenen, scannen en mailen. Wel zo makkelijk. 

 

Voordelen digitaal ondertekenen 1
Voordelen digitaal ondertekenen 2

Real-time status bekijken

Bij belangrijke documenten wil je graag zicht houden op de status van de ondertekening. Denk aan een belangrijke salesorder, een verzekeringspolis of een jaarrekening. In de online software heb je een dashboard waarin je alle ‘openstaande’ documenten voortdurend in beeld hebt. Je ziet welke documenten nog om actie vragen en kunt ook herinneringen versturen.

Ook per document kun je de status volgen: wie heeft er al getekend en wie nog niet? Of is een document al wel bekeken of gedownload? Zo heb je veel meer grip of de afwikkeling van documenten dan bij een papieren proces.

Betere (juridische) handtekening

In de praktijk wordt bij een papieren proces de handtekening vaak ingescand. Of wordt een plaatje van de handtekening geplakt. Dit is dan wel ‘digitaal’, maar vormt als elektronische handtekening nauwelijks waarde. Het kent een laag betrouwbaarheidsniveau omdat de identiteit van de ondertekenaar moeilijk te verifiëren is. Ook is het document niet verzegeld, er is geen hashwaarde berekend om te integriteit van het document te borgen.

Met een overstap naar een echte digitale handtekening heb je veel meer (juridische) zekerheid. Dus stop met knutselen, voorkom fraude en kies voor een betrouwbare handtekening! Lees ook: Ingescande handtekening rechtsgeldig?

Voordelen digitaal ondertekenen 3
Voordelen digitaal ondertekenen 4

Moderne en betrouwbare uitstraling

Door de snelle mate van digitalisering printen je klanten en relaties steeds minder. De nieuwe generatie heeft zelfs geen printer meer. Voor hun is het ondertekenen van stukken op papier dus een enorm gedoe. Met een digitaal ondertekenproces faciliteer je de nieuwe generatie en maak je het klanten makkelijker. 

Daarnaast wil je als organisatie ook een betrouwbare uitstraling hebben. Door te knutselen met plaatjes en ingescande handtekeningen wek je de indruk je processen niet op orde te hebben en weinig waarde te hechten aan integriteit. Dat wil je toch niet? Een digitale handtekening op het juiste niveau straalt daarentegen betrouwbaarheid uit. 

Duurzame keuze

Jouw organisatie heeft ongetwijfeld ook MVO- en duurzaamheidsdoelstellingen. Door te kiezen voor digitaal ondertekenen kun je hier invulling aan geven. Wist je namelijk dat er voor elke 100 pakken papier één boom gekapt moet worden? Door minder te printen, op papier te ondertekenen en vervolgens weer weg te gooien draag jij ook je steentje bij! 

 

Voordelen digitaal ondertekenen 5

"Door de inzet van digitaal ondertekenen kun je flink besparen op repro- en overheadkosten."

Waarom zou je nog wachten?