“We willen geen discussie over de handtekening”

Vandaag maken we kennis met Ruud Hofmans, IT-manager bij Bol Adviseurs. Ruud is vanuit zijn rol intensief betrokken bij de implementatie van de digitale handtekening binnen het fullservice kantoor. Bol Adviseur biedt naast de accountancydiensten o.a. (internationaal) organisatieadvies, juridisch advies en IT-advies. Daarbij staat compliancy hoog in het vaandel en is de organisatie, die inmiddels 220 medewerkers telt, ISO27001 gecertificeerd. Aan leveranciers worden hoge eisen gesteld, net als aan de digitale handtekening.

Het accountancy- en advieskantoor is sinds vorig jaar ambitieus gestart met digitaal ondertekenen. Ruud: “we laten inmiddels opdrachtbevestigingen, notulen, aanbiedingsbrieven, publicatiestukken en jaarrekeningen ondertekenen”. Het digitale proces was niet helemaal nieuw voor het kantoor. Eerder werkte het kantoor met een klantportaal en een andere ondertekendienst. “Met name het ontbreken van gekwalificeerde certificaten uit de cloud was een gemis, maar ook intern waren we nog niet klaar”, vervolgd Ruud. Binnen het kantoor bleek er nog te weinig kennis over de betrouwbaarheidsniveaus van ondertekenen en het belang van de juiste keuze hierin.

Vaktechnische commissie hielp mee

Samen met de vaktechnische commissie zijn interne sessies gehouden om het belang beter uit te leggen. Op de vraag waarom er inmiddels zo gehamerd wordt op de gekwalificeerde handtekening is Ruud overtuigend: “We willen geen discussie hebben over de handtekening, interne handtekeningen zijn altijd gekwalificeerd.”. Dat is voor het kantoor ook de reden om nog niet alles door klanten digitaal te laten ondertekenen. Het is voor klanten nog lastig om over een certificaat te beschikken voor een gekwalificeerde handtekening. Hoewel hier nog dit jaar verandering in komt, neemt het kantoor tot die tijd geen risico.

“Gekwalificeerd of niet

Privacy en API als doorslaggevende factoren

De hoge eisen komen ook naar voren in de reden die Bol Adviseurs aandraagt in de keuze voor PKIsigning. Het eerste aspect wat Ruud noemt is de focus op privacy: “Wat PKIsigning goed doet, is nadenken over het ontwerp van de software met privacy en security als uitgangspunt. Zo zijn gegevens van andere ondertekenaars afgeschermd en worden documenten niet langer dan nodig vastgehouden. Het is privacyvriendelijk”.

Ook op technisch vlak waren er vergaande wensen. Ruud: “We wilden software die volledig API-gedreven te gebruiken is. We hebben een eigen DM-systeem (iManage) en wilden geen kopieën en andere versies in andere systemen”. Het kantoor heeft een koppeling ontwikkelt tussen iManage en PKIsigning. Getekende documenten komen automatisch terug in het klantdossier.

Zelf koppelingen ontwikkeld

Waar voor sommige kantoren het ontwikkelen van integraties een ver-van-mijn-bed-show is, draait Bol Adviseurs zijn hand hier niet voor om. Ruud verteld: “op basis van een documenttype regelt de middleware het proces. De middleware weet bijvoorbeeld dat bij een bepaald documenttype een bestuurder moet tekenen. De middleware laat de gebruiker vervolgens een keuze maken uit bestuurders die in het CRM-systeem in AFAS zijn geregistreerd. Alle tussentijdse versies blijven bewaard en opgeslagen in het klantdossier”. Moeilijk? Nee, antwoord Ruud: “natuurlijk zijn er wat zaken om uit te puzzelen maar de contacten liepen goed en het schakelen ging heel snel. We hebben dit in een paar maanden ontwikkelt. Na de zomer gestart en in januari operationeel. Een Big-bang.”

“Na de zomer gestart en in januari operationeel

PKIsigning deskundig, met kennis van zaken

Hoewel het proces vlot liep, zijn er altijd aandachtpunten. Zo merkt Ruud op dat updates aan de API tijdens de interne ontwikkeling idealiter iets eerder worden aangekondigd: “we hebben intern een testproces, daar willen we ook veel tijd voor nemen”. Het kantoor ervaart de servicedesk altijd als snel en goed. Het persoonlijk contact wordt ook gewaardeerd noemt Ruud: “het is makkelijk contact te krijgen met de collega’s bij PKIsigning. Er is veel deskundigheid, kennis van zaken en een no-nonsense aanpak. Gewoon benoemen wat er is en oplossen met elkaar. Daar houden wij van”.

De visie van PKIsigning spreekt aan. Zo is PKIsigning geen klantportaal en geen dossiersysteem. Ruud: “dat doet PKIsigning goed en moeten ze blijven doen. We gebruiken PKIsigning echt als ondertekenmotor, het platform hoeven we niet te gebruiken”.

PKIsigning is trots op een klant als Bol Adviseurs!
Meer info: Bol Adviseurs